2 Hal Supaya Meeting Efektif dan Efisiens

Jakarta, Wongkito.co - Dalam organisasi baik organisasi kemasyarakatan maupun perusahaan, meeting adalah hal penting untuk menjaga ritme organisasi, ataupun mengevaluasi kemajuan suatu perusahaan.

Akan tetapi, terlalu banyak meeting juga tidak terlalu baik untuk perusahaan, karena dapat menghambat proses kerja di perusahaan. Penelitian yang dilakukan oleh situs transkripsi Otter.ai, menunjukkan bahwa 65% karyawan mengeluh bahwa meeting menghambat produktivitas mereka. Senin, 11 september 2023.

Lalu bagaimana cara membuat meeting tetap efektif?

Baca juga

• Yuk Ikutan, Pertamina Undang Jurnalis Sumbagsel Tuangkan Karya Terbaik di Anugerah Jurnalistik Pertamina 2023
• 3 Manfaat Biji Wijen Yang Perlu Diketahui
• Simak 5 Destinasi Wisata Istimewa di Ambarawa

Sarah Marrs, seorang psikolog industri dan organisasi di Psychology Today menyebut hanya ada dua kunci utama meeting yang efektif. Yaitu pemimpin meeting yang baik dan tujuan yang jelas. 

Pemimpin Meeting yang Baik

Menurut Marrs, pemimpin meeting yang efektif akan menjelaskan bagaimana meeting akan berjalan termasuk memberikan kesempatan anggota meeting untuk memberikan feedback “Pemimpin meeting yang baik melibatkan perilaku seperti membuka peluang bagi pertanyaan dan masukan,” paparnya. 

Memulai meeting tepat waktu atau bahkan lebih awal juga menjadi kunci meeting efektif yang tidak bisa dihindari. 

Terakhir, mereka juga bisa memparafrase feedback untuk menggarisbawahi poin-poin penting dan menambah kejelasan. 

Notulensi meeting juga baiknya dibacakan di akhir “meringkas keputusan pada akhir meeting,” jelas Marrs. 

Tujuan yang Jelas 

Kunci kedua ini mungkin terdengar sederhana namun Marrs berpendapat bahwa “sungguh luar biasa betapa banyak meeting yang kita hadiri namun tidak mencapai tujuan tersebut,”

Inilah mengapa penting untuk merangkum tujuan di awal meeting. Sehingga perilaku anggota selama meeting dapat lebih efektif dan semua berjalan tetap pada jalurnya. 

Terakhir Marrs menyarankan Anda untuk menentukan tujuan yang realistis. Misalnya Pertimbangkan waktu meeting dengan tujuan yang ingin dicapai tersebut. Tidak masalah jika waktu meeting selesai lebih cepat dari yang seharusnya “Tidak ada yang akan keberatan jika Anda mencapai tujuan lebih awal dan memberikan waktu kembali,” pungkas Marrs. 

Tulisan ini telah tayang di www.trenasia.com oleh Rumpi Rahayu pada 10 Sep 2023